个人发还款项
如果bet8体育娱乐入口的员工使用个人资金购买部门使用的物品, 他/她可以从部门零用现金基金中使用零用现金支出报销表(PC-1)或通过在Chrome River系统中输入费用报告来报销.
通过Chrome River或零用现金(部门零用现金基金)报销小企业费用需要遵守所有适用的大学和联邦政策和程序.
财务办公室没有维持零用现金基金，以现金偿还大学各部门的个别业务相关支出，因为维持部门零用现金基金是不切实际的. 任何未通过部门零用现金基金支付的报销申请必须在Chrome River提交，并将通过直接存款(根据AP直接存款表直接存入支票或储蓄账户)进行报销。.
如果一个部门选择通过部门零用现金或电子方式报销到个人的银行账户, 每笔申请发还的开支必须说明不使用个人消费咭的原因.
在bet8体育娱乐入口，管理零用现金/小额商业费用报销有三个程序.
- 程序6-810(零用现金和小额业务费用程序) 概述希望报销与旅行无关的可报销费用的个人必须遵循的程序. 所有支出都需要证明文件.
- 程序6-811(部门零用现金基金政策及程序) 定义所有有关部门零用现金基金的适当授权和维护的政策和程序.
- 程序6-812(核对及偿还部门零用现金基金) 概述核对和偿还部门零用现金基金的程序.
如果一个部门选择通过部门零用现金或电子方式报销到个人的银行账户, 每笔申请发还的开支必须说明不使用个人消费咭的原因.
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- 程序6-810(零用现金和小额业务费用程序) 概述希望报销与旅行无关的可报销费用的个人必须遵循的程序. 所有支出都需要证明文件.
- 程序6-811(部门零用现金基金政策及程序) 定义所有有关部门零用现金基金的适当授权和维护的政策和程序.
- 程序6-812(核对及偿还部门零用现金基金) 概述核对和偿还部门零用现金基金的程序.
一项支出(对单一供应商)的总偿还额不得超过200美元. 对于单次购买超过200美元的商品或服务，您必须填写采购订单.
零用现金不应用于规避国家采购要求或代替正常处理卖方付款. 当零用现金用于供应商采购时, 不得将其用作绕过既定采购程序以避免购买国家合同项目的手段.
下列支出不得发放零用现金报销. 购买此限制清单上的任何物品应遵循正常的采购程序. 请致电3-3105与采购服务部联系，讨论这些物品的采购事宜.
- 资本支出项目的所有支出
- 支出超过200美元
- 设备价格超过100美元
- 旅行费用，包括旅行期间的餐费
- 个人服务费用包括独立个人服务证明表格(IPSC)
- 家具
- 食物和/或饮料，在校园，超过50美元
- 放射性或危险化学品和材料
- 合同付款(维修服务、顾问)
- 麻醉品或危险药物
- 枪械及弹药
- 从国外采购
- 向国家雇员购买(不要与向个人报销混淆)
- 大学合同中可提供的项目(i.e.，大学的合约办公用品供应商)
- 国家合同提供的项目
- 经常性费用，如每月服务费或租赁费用
报销方式有两种:
部门零用现金基金的书面程序(如适用) -将原始的零用现金报销表(PC-1)提交给部门零用现金基金托管人报销零用现金费用. 如适用，表格, 正确提交收据和文件, 零用现金托管人将从部门零用现金基金中报销个人.
自动化流程(如适用) 在Chrome River中提交一份自动费用报告，要求报销小型业务费用.
- 如果适用的收据和文件已正确提交, 通过自动程序提交的费用将通过直接存款方式报销，并根据收款人的直接存款表格进行授权.
- 所有零用现金报销必须以电子方式存入员工的支票或储蓄账户，如直接存款表所示.
如果一个部门授权员工为部门业务需要经常进行小额采购, 部门可能希望申请部门零用现金基金. 所有既定的采购限制适用于部门零用现金. 部门零用现金在任何情况下不得用于兑现支票.